Uno dei criteri più importanti per la gestione delle acquisizioni bibliografiche, nell’ambito delle reti bibliotecarie, consiste nel controllo delle richieste dei lettori e della contestuale capacità di soddisfarle con un numero di copie sufficiente a garantire i livelli di servizio della rete, in particolare per quanto riguarda i tempi di attesa.
Le biblioteche devono poter accedere ai dati che indicano quali sono i libri più prenotati e quante copie esistono di quei libri nei sistemi di appartenenza. Con ClavisNG, grazie al modello FRBR, il numero delle prenotazioni e i conseguenti indici di attesa per soddisfarle vengono concentrati sul livello opera. In questo modo si ha facile risposta a quesiti di vario tipo, ad esempio: Quali sono i libri più richiesti? Quante copie ne esistono nel sistema? Quanto tempo devono attendere gli utenti per avere la risorsa? Quali sono i livelli di servizio del sistema?
La tabella sotto riportata elenca le opere in un sistema bibliotecario in cui, a fronte delle prenotazioni da parte degli utenti, il numero di esemplari disponibili collegati alle singole manifestazioni risulta insufficiente. In particolare l’indice di attesa è costituito dal tempo medio di attesa per soddisfare l’ultima prenotazione in coda (numero di mesi, posto che – nel sistema – il prestito duri un mese). Si noti che l’acquisto di un ulteriore esemplare, anche di una nuova edizione (es.: tascabile) o di un film anche se in una diversa distribuzione (per cui è necessaria la catalogazione di una nuova manifestazione), abbatte in modo significativo il tempo di attesa, poiché le prenotazioni risultano legate all’opera.
In questo modo il livello “opera” torna utile per individuare come incrementare la raccolta a fronte delle richieste dell’utenza; serve anche, di contro, per indicare per quali opere è bene non acquisire nuove manifestazioni, se i tempi di attesa sono pari a 0 o risultano minori o uguali ad un numero tollerato dai livelli di servizio del sistema bibliotecario (ad esempio si può decidere che non si acquisiscono nuovi esemplari o nuove manifestazioni per un’opera il cui indice di attesa è inferiore a 4).