Un modo facile per gestire le raccolte bibliografiche

Uno dei criteri più importanti per la gestione delle acquisizioni bibliografiche, nell’ambito delle reti bibliotecarie, consiste nel controllo delle richieste dei lettori e della contestuale capacità di soddisfarle con un numero di copie sufficiente a garantire i livelli di servizio della rete, in particolare per quanto riguarda i tempi di attesa. 

Le biblioteche devono poter accedere ai dati che indicano quali sono i libri più prenotati e quante copie esistono di quei libri nei sistemi di appartenenza. Con ClavisNG, grazie al modello FRBR, il numero delle prenotazioni e i conseguenti indici di attesa per soddisfarle vengono concentrati sul livello opera. In questo modo si ha facile risposta a quesiti di vario tipo, ad esempio: Quali sono i libri più richiesti? Quante copie ne esistono nel sistema? Quanto tempo devono attendere gli utenti per avere la risorsa? Quali sono i livelli di servizio del sistema?

La tabella sotto riportata elenca le opere in un sistema bibliotecario in cui, a fronte delle prenotazioni da parte degli utenti, il numero di esemplari disponibili collegati alle singole manifestazioni risulta insufficiente. In particolare l’indice di attesa è costituito dal tempo medio di attesa per soddisfare l’ultima prenotazione in coda (numero di mesi, posto che – nel sistema – il prestito duri un mese). Si noti che l’acquisto di un ulteriore esemplare, anche di una nuova edizione (es.: tascabile) o di un film anche se in una diversa distribuzione (per cui è necessaria la catalogazione di una nuova manifestazione), abbatte in modo significativo il tempo di attesa, poiché le prenotazioni risultano legate all’opera.

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In questo modo il livello “opera” torna utile per individuare come incrementare la raccolta a fronte delle richieste dell’utenza; serve anche, di contro, per indicare per quali opere è bene non acquisire nuove manifestazioni, se i tempi di attesa sono pari a 0 o risultano minori o uguali ad un numero tollerato dai livelli di servizio del sistema bibliotecario (ad esempio si può decidere che non si acquisiscono nuovi esemplari o nuove manifestazioni per un’opera il cui indice di attesa è inferiore a 4).